如何安排会议住宿？
最近单位要搞一个会议，会议结束后我们负责安排住宿，领导让准备一份放在床边给参会人员的温馨提示。 1、会议几天，每一天的会议时间的安排，包括早餐、中餐、晚餐的时间、地点；2、最后留下两位联系人的电话号码，以备联系。给领导安排住宿,酒店预订流程，越详细越好 首先要落实你领导下榻的城市，具体位置。还有他到那里的具体安排（这样方面你在选择酒店时候考虑到落点和交通问题）。了解你领导的住宿要求和预算（主要看他…
最近单位要搞一个会议，会议结束后我们负责安排住宿，领导让准备一份放在床边给参会人员的温馨提示。
1、会议几天，每一天的会议时间的安排，包括早餐、中餐、晚餐的时间、地点；
2、最后留下两位联系人的电话号码，以备联系。
给领导安排住宿,酒店预订流程，越详细越好
首先要落实你领导下榻的城市，具体位置。还有他到那里的具体安排（这样方面你在选择酒店时候考虑到落点和交通问题）。了解你领导的住宿要求和预算（主要看他要单人房还是双人房，普通房还是套房等。预算比较重要，可以方便筛选）。
然后上网就可以搜到很多酒店的情况及预订电话。现在很多酒店都可以网上预订的，再不就直接打电话去预订。目前中国预订酒店多数都不需要收取订金的（除少量酒店，或是你订房的数量多，或是在大的节假日要收取外。）。通常你只需要提供入住客人的名字和联系方式就可以了，订好相应时间和房型就可以了。
其实订房一点都不难，主要看是否找到一家最合适的。现在很多网站都有提供酒店订房的，像携程网、艺龙网、芒果网等。
会议住宿时间怎么安排
全部人8号是一定要安排住宿的；
然后出个通知：
当地的，8日上午**点到**地点报到；
不是当地的，须住宿请填写表格加盖公章，传真到本公司报名，并须加交住宿费***元。就行了。
根据名单，做7日住宿的安排。
怎么做会议的食宿安排?
简单的说：首先知道参会人数，男女比例，是否特殊要求，是否清真等等，然后是到达时间。有了这些数据，就到酒店订房订餐。注意切实联系会议流程，毕竟会议才是主题。
会议的安排方式和座次安排
（一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由与会者自己安排宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:
1．遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2．与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。
3．会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：
1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3．经由专业会议服务公司代为处理。
4．经由主办单位的住宿组人员负责。
(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。
订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。
这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。
另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：
1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3．房间只保留到抵达日的`下午6时，还是由邀请单位全权负责。
4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
一旦房数被确定后，住宿局／观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。
如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为vips(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。
详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：
1．特别预订多少房间，什么类别和房价。
2．预订的作业程序。
3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。
在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。
工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。
一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。
最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮vips)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。
(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。
虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：
1．主办单位名称。
2．会议名称。
3．会议日期。
4．会议地点。
5．收件截止日期。
6．确认函回信地址。
7．各饭店的房价。
8．税金明细。
9．饭店的地理位置图。
10．注明项目：
(1)选择饭店偏好。
(2)哪种类型房间。
(3)订房人名字。
(4)抵达日期时间。
(5)离开日期。
11．注明订金支付。
12．注明有关取消和更改处理方法。
13．注明什么时候由谁寄发确认函。
14．注明接受或不接受电话询问和预订。
15．如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。
16．填写名字、地址、电话以便寄确认函。
17．为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。
(1)单人房：一个人住，一张床。
(2)二人房：两个人住，一张床。
(3)双人房：两个人住，二张床。
(五)作业程序：基本上住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人，所有作业程序务必尽量快速与准确。最好去拜访饭店，熟悉他们的作业程序，例如如何处理截止日以后的住房预订。
场地视察：如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。
确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
经常从会议筹办人那里听到的抱怨是为什么一段时间还没有收到确认。这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询，也可能他第一选择的饭店没分配到，与会者会接二连三打电话询问他房间分配的情形，因此回函通知或尽快确认房间可减少长途电话的催询。另外如果你能尽速处理也可以减少询问的电话，为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。
住宿报告：所谓住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。所提供的名单可按照与会者名字、国家、单位、到达日期或地理位置排列。大会结束后，会议筹办入应会提供一份完整的各饭店住宿报告，也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照，看看有多少人临时取消和no-show以及有哪些人最后才直接向完成房间预订一旦决定了使用的饭店，饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店。
饭店的合约书中详细记载了价格和房间类型，为了使作业有效率，饭店给的价格要确定，而不是在某个价格范围之间。
很多饭店不熟悉主办单位住宿委员会作业方式，因此附上详细说明给饭店，这样饭店就能知道，所有订房和取消还是要转回来。取消订房可以重新分配，尽量使订房保持原来预订的。只有住宿委员会有权接受订房，如果饭店也接受订房会造成重复现象，这是会议筹办人的麻烦。
(六)住宿服务：大型国际会议参加人数高达上千人甚至于有上万人的会议，预订房间是相当耗时又耗人力的工作，在国外有住宿局(housingbureau)协助，住宿局通常在会议局下面，专门提供国外与会者住宿方面协助，由于属于政府机构，因此可提供免费服务，但不是每个国家都有住宿局。有些国家有住宿服务公司，可提供住宿服务，但要支付服务费。如果没有以上两种服务，主办单位必须自行成立住宿委员会来处理国外与会代表住宿事宜，以下分别针对这三种服务内容做说明。
住宿局：通常大型会议才会使用住宿局的服务，有些国家没有住宿局，但是也有当地观光局可提供这项服务，而这项服务也通常免费，会议局提供这项服务的前提是至少要使用某一定数量的饭店。例如，至少使用3间饭店和3000间房间。而少于这个数目建议你使用住宿卡直接由饭店负责。但是仍然有例外情况，观光局会同意负责住宿方面事项。首先你要提供下列资料：
1．过去订房数量(实际房间数与预定房间数)。
2．预期需要多少间房间
3．抵达与离开的情形。
4．成本考虑(与会者对预算的考虑)。
5．对位置的偏好(大部分饭店与会场彼此在步行范围内)。
6．如果现在的与会者有不同于以前的偏好时，告诉观光局。
注：台湾没有住宿局，而观光局也因为人力有限，无法提供上项服务。
住宿服务公司：在国外有一些公司提供住宿服务，大部分是旅行业者，他们将机票、饭店住宿变成一个travelpecdage；但是也有一些公司专门提供住宿服务并不牵涉旅游。但是这种服务公司是要收费的。
基本服务内容：处理住宿卡(表格)、确认函、报表，有些公司可安排会后住宿，这通常不包含在订房报告，并提供人员在会议现场服务，以确定住房(check-in)与退房(check-out)顺利进行。在台湾仍由主办单位自行处理或交给会议筹办人代为与各饭店接洽。
自行成立住宿委员会：以上两种住宿服务比较适合大型国际会议，但是对中小型会议，仍然要提供国外与会者住宿服务，因此要自行成立住宿委员会。虽然如此，有些主办单位对于大型国际会议仍然自行成立住宿委员会，为何如此?有几个因素：全盘控制住宿程序，立即掌握各饭店住房情形，立即掌握免费房间数目，最重要的还是直接服务客户，如果会员中有任何问题或特别需求可以立即处理。
我要负责安排一次大型的学术会议，包括会晤，专家领导的参观发言住宿等等，哪位高手可以指导一下？
议程：开幕式、那些领导出席、谁主持、谁做报告、谁发言、谁讲话、分组讨论、闭幕式
文件：报告、领导讲话、发言稿、开幕词
座次：主席台怎么安排，下边怎么安排
食宿、出行等等！
OK，本文到此结束，希望对大家有所帮助。
